Profiel Finalist CTP 2020 – May Britt Kollenhof

voornaam: May-Britt
achternaam: Kollenhof
functie: Manager Projects  & Sales department, incl Travel en Mobiliteit
werkzaam bij: VMI Holland B.V sinds 2014

Thema conference en verkiezing 2020- ‘de Kracht van Data en Business Intelligence’

Iedere genomineerde is een aantal vragen voorgelegd, waarvan een samenvatting van de  antwoorden op een selectie van de vragen is weergegeven.

De antwoorden van:  May-Britt Kollenhof

 

Wat was je grootste ‘challenge’ in deze crisistijd en hoe hebt je dat aangepakt/opgelost?

Ervoor zorgen dat essentiële reizen t.b.v. de installatie en inbedrijfname van VMI installaties (ondanks de aanhoudende COVID-pandemie) doorgang vinden, waarbij de veiligheid en het welzijn van reizende medewerkers geborgd is. Inmiddels reizen onze engineers (in totaal 160 personen wereldwijd, 25 verschillende nationaliteiten) weer naar alle continenten en zitten we in het kader van project gerelateerde installatie werkzaamheden weer op het hetzelfde nivo als voor de COVID crisis.

Aanpak: De pandemie heeft ons gedwongen om de bestaande procedures voor het boeken van reizen opnieuw te definiëren. Een aantal van de genomen maatregelen is de implementatie van:

COVID-19 Travel Protocol- Hierin worden de details en voorwaarden voor een veilig “weer op reis” beschreven. Niet alleen vervoer over land en door de lucht en veiligheid van hotels voor reizigers, maar ook persoonlijke beschermingsmiddelen vormen hier een onderdeel van.

COVID Travel Taskforce-Er is een speciaal “COVID Travel Taskforce” opgericht met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen en disciplines. De primaire taak is het geven van een pre-trip goedkeuring en gedetailleerd reisadvies nadat de verantwoordelijke manager of budgethouder de reis de kwalificatie “essentieel” heeft gegeven. Het Taskforce neemt de uiteindelijke beslissing of reizen mogelijk en veilig is en beschrijft de (rand)voorwaarden. 

Debriefing en nazorg-Voor, tijdens en na de reis worden bevindingen verzameld en geëvalueerd ter optimalisatie van het proces, de werkwijze en het welzijn van reizigers. Ook wordt de terugkeer van reizigers systematisch gemonitord om te zorgen dat men veilig en COVID-vrij thuis kan komen. 

24/7 hulpdienst- voor ondersteuning onderweg is een speciale COVID 24/7-dienst ingesteld om urgente vragen van reizigers te beantwoorden.

 

Kom ook naar de Business Travel & Mobility Conference!  Informatie en aanmelden 

Wat doe jij of heb jij gedaan om jouw (meer)waarde aan de organisatie en de C-suite aan te tonen?

Vanwege het zakelijk belangen is er VMI alles aangelegen om reizen mogelijk te maken en te faciliteren. Zolang de COVID-pandemie voortduurt, laten de (complexe en langdurige) werkzaamheden die noodzakelijk zijn om veilig te reizen, het niet toe om te besparen op personeel. De pandemie brengt wel met zich mee dat alle stakeholders variërend van de afdelingen HRM, Communicatie, Planning en Binnendienst/Travel op dit moment een buitengewone extra inspanning leveren om zaken gedaan te krijgen.

Wat was jouw grootste ‘succes’ in deze crisis maanden? M.a.w. waar ben je trots op?

Een belangrijk succes van het COVID-travel team is, dat we sinds het uitbreken van de pandemie in staat zijn (geweest) om alle reizigers op een goede en veilige manier op de eindbestemmingen en weer thuis te krijgen. Er hebben zich geen calamiteiten voorgedaan die terug te herleiden zijn tot een niet-zorgvuldige voorbereiding.

De basis voor het succes is m.i. deels terug te voeren op het feit dat VMI een aantal jaren geleden al heeft ingezet op 100% compliant reizen m.a.w. er wordt alleen gereisd als is voldaan aan alle eisen die (lokale) overheden stellen. Deze manier van werken in combinatie met een zeer hoog kennisniveau bij medewerkers (en externe partners) heeft erg geholpen om de aanvullende COVID-gerelateerde restricties en voorwaarden op een systematische en gestructureerde wijze in de bestaande werkprocessen te integreren.

Hoe zie jij jouw rol in de (nabije) toekomst en welke impact heeft data hierop?

De huidige regels voor reizen en de belangrijke rol die de COVID Travel Taskforce hierin speelt, blijft vooralsnog noodzakelijk. Het is daarnaast belangrijk een visie te ontwikkelen over de periode na COVID en actief na te denken welke mogelijke en blijvende impact de COVID heeft op “reizen in het algemeen” en specifiek op het reizen binnen onze organisatie.

Powered by Luchtvaartnieuws



 


 

Powered by Zakennieuws