Profiel Finalist CTP 2020 – Brenda Rila

voornaam: Brenda
achternaam: Rila
functie:  Travel Manager
werkzaam bij: Allseas Engineering sinds 2007 en vanaf 2016 in de huidige functie. 

Thema conference en verkiezing 2020- ‘de Kracht van Data en Business Intelligence’

Iedere genomineerde is een aantal vragen voorgelegd, waarvan een samenvatting van de  antwoorden op een selectie van de vragen is weergegeven.

De antwoorden van:  Brenda Rila

 

Wat was je grootste challenge in deze crisistijd en hoe heb je dat aangepakt/opgelost?

De grootste uitdagingen voor ons zijn de Covid-19 restricties welke per land verschillend zijn en continu veranderen, waaronder quarantaineperiodes, Covid-19 testen en beschikbaarheid van vluchten. Onze crewleden komen uit verschillende delen van de wereld en de schepen liggen ook verspreid over de hele wereld. Of er gevlogen kon worden was afhankelijk van restricties en behulpzaamheid van overheidsinstanties op locatie. We hebben het afgelopen half jaar veel charter vluchten ingezet om de bemanningswisselingen (crew changes) uit te kunnen voeren, naast de beschikbare lijndienstvluchten en repatriëringsvluchten.

Van maart tot september was er een werkgroep (bestaande uit o.a. MT leden, Crew Change Unit Head en Travel Manager) om de actualiteit te bespreken. Vanuit dit centrale punt werd de informatie dagelijks gedeeld met de juiste afdelingen en de schepen.
De informatievoorziening heeft o.a. veel geholpen om de planning van de schepen af te stemmen op de (on) mogelijkheden, zodat het werk toch door kon gaan. Waar normaal de Traveldesk de reizen faciliteert naar de bestemming die Allseas’ Operations afdeling aangeeft, werd deze nu aangeven door de mogelijkheden die de Traveldesk zag.

De Traveldesk is 7 dagen per week 24 uur per dag bereikbaar. Het Travel team heeft tijdens deze diensten veel gestrande collega’s kunnen helpen. Het gehele Travel team rouleert mee in deze dienst. Elk week heeft een ander teamlid de dienst voor een periode van 7 dagen. Bij verwachte drukte worden extra back-ups ingepland.

Wat doe jij of heb jij gedaan om jouw (meer)waarde aan de organisatie en de C-suite aan te tonen en welke rol spelen rapportages en data-analyse hierbij?
Wij hebben de afgelopen maanden laten zien dat we ondanks de hele Covid-19-crisis het onmogelijke mogelijk konden maken. Wij zijn er iedere keer weer in geslaagd om onze crew op tijd en met de juiste documenten op de eindbestemming aan te laten komen. Waar normaal Travel de reizen faciliteert naar de bestemming die Operations aangeeft, werd nu deze nu aangeven door de mogelijkheden die Travel zag. Hiermee heb ik (lees: wij) meer dan eens laten zien dat samenwerken en goede communicatie binnen een team enorm belangrijk is om uiteindelijk je doel te bereiken.

Met regelmaat stuur ik het Management Team op maat gemaakte rapportages waarin reispatronen en behorende kosten transparant in kaart worden gebracht. Ook werden hierin de actuele travel kosten met die over dezelfde periode van het jaar ervoor vergeleken. Korte en lange termijn verwachtingen bespreek ik regelmatig met de Crew Change Unit Head en neem ik mee in de rapportage aan het Management Team.

Kom ook naar de Business Travel & Mobility Conference!  Informatie en aanmelden 

Wat was jouw grootste ‘succes’ in deze crisis maanden? M.a.w. waar ben je trots op?

Meerdere Travel Agents zijn de afgelopen maanden bezig geweest om één collega van crew thuis te krijgen. De beste man verliet op 31 juli ons pijplegschip Solitaire om vervolgens uit Sevilla via Mexico naar Managua in Nicaragua te vliegen. Althans, dit was het plan. Niet wetende dat het ons 2.5 maand en heel veel moeite en creativiteit zou kosten om hem veilig thuis te krijgen.  We zijn er trots op dat het toch gelukt is – ondanks een opeenstapeling van tegenslagen!  

Hoe zie jij jouw rol in de (nabije) toekomst en welke impact heeft data hierop?
Ik zie mijn rol in de nabije toekomst niet drastisch veranderen.
Het is voor een bedrijf als Allseas altijd belangrijk om alle ontwikkelingen in de wereld op de voet te volgen, omdat wij wereldwijd werken.

Waar ik wel extra tijd in wil steken is in het beoordelen van nieuwe technologieën om meer processen binnen de Traveldesk te automatiseren zodat het risico op menselijke fouten en dus onnodige kosten afneemt en de operationele efficiëntie toeneemt. Maar dit staat uiteraard los van de coronacrisis en de impact die dit heeft (gehad) op de wereld.

Persoonlijke noot
Het voelt als een beloning en waardering voor het gehele team om genomineerd te zijn.
Ik ben apetrots op mijn dames!

Powered by Luchtvaartnieuws



 


 

Powered by Zakennieuws